เปิดร้านมาสักพักแล้ว แต่ยังงงอยู่ว่าเงินหายไปไหนทุกเดือน? เพราะไม่ได้ทำบัญชี หรือยังทำบัญชีไม่ถูกต้อง บัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้า ไม่ได้ยุ่งยากอย่างที่คิด แค่เริ่มบันทึกตัวเลขทุกรายการอย่างสม่ำเสมอ ก็รู้ได้แล้วว่าร้านกำไรหรือขาดทุน และนำข้อมูลไปวางแผนธุรกิจได้ตรงจุดมากขึ้น
วันนี้เราจะพาคุณไปเรียนรู้ ขั้นตอนวิธีทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้า ตั้งแต่เริ่มต้น พร้อมตัวอย่างแบบฟอร์มตามมาตรฐานกรมสรรพากร และข้อกำหนดสำคัญที่เจ้าของร้านทุกคนควรรู้
ร้านไหนใช้ GrabExpress ส่งสินค้าให้ลูกค้าอยู่ ค่าส่งก้อนนี้ต้องบันทึกเป็นรายจ่ายด้วยนะ หลายร้านลืมตรงนี้ประจำ พอถึงเวลายื่นภาษีตัวเลขก็ไม่ครบ เสียสิทธิ์หักค่าใช้จ่ายไปเปล่า ๆ
Highlight
- รู้จักบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้าคืออะไร และมีองค์ประกอบอะไรบ้าง?
- ทำไมเจ้าของร้านต้องทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้า?
- 5 ขั้นตอน ทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้าสำหรับมือใหม่มีอะไรบ้าง?
- ตัวอย่างแบบฟอร์มรายงานเงินสดรับ-จ่าย ตามมาตรฐานกรมสรรพากร
- ข้อกำหนดสำคัญจากกรมสรรพากรที่ต้องปฏิบัติตาม
- ธุรกิจประเภทไหน? ที่ได้ประโยชน์สูงสุดจากการทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้า
- เริ่มทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้าวันนี้ได้ประโยชน์ทั้งตอนนี้และอนาคต
รู้จักบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้าคืออะไร และมีองค์ประกอบอะไรบ้าง?
บัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้า คือ การจดบันทึกเงินเข้า – ออกทั้งหมดของกิจการ เพื่อให้เห็นภาพรวมทางการเงินได้ชัดเจน โดยมีองค์ประกอบหลัก 3 ส่วน ดังนี้
- รายรับ คือ เงินทั้งหมดที่ร้านได้รับจากการดำเนินธุรกิจ ทั้งรายได้จากการขายสินค้า หรือบริการ และรายรับทางอ้อม เช่น ดอกเบี้ยเงินฝากธนาคาร
- รายจ่าย คือ เงินที่ใช้จ่ายทั้งหมดเพื่อดำเนินธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นค่าเช่า ค่าจ้างพนักงาน ค่าโฆษณา หรือค่าสาธารณูปโภค
- ต้นทุน คือ ค่าใช้จ่ายทางตรงที่ทำให้สินค้า หรือบริการพร้อมขาย เช่น ต้นทุนวัตถุดิบ และต้นทุนสินค้าที่ซื้อมาจำหน่าย
สิ่งที่ทำให้รายรับรายจ่ายร้านค้า แตกต่างจากบัญชีส่วนตัวทั่วไป คือการแยก “ต้นทุน” ออกจาก “รายจ่ายอื่น” เพื่อคำนวณกำไรขั้นต้น และวัดประสิทธิภาพการดำเนินงานได้อย่างแม่นยำ
ทำไมเจ้าของร้านต้องทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้า?
การจัดทำรายรับรายจ่ายร้านค้า ไม่ได้มีประโยชน์แค่ “รู้ว่ามีเงินเหลือเท่าไหร่” แต่ให้ผลลัพธ์ที่เป็นรูปธรรมกว่านั้นมาก
- ควบคุมต้นทุนได้ตรงจุด พอเห็นชัดว่าเงินหมดไปกับอะไร ก็ตัดรายจ่ายที่ไม่จำเป็นได้อย่างมีเหตุผล แถมยังคำนวณจุดคุ้มทุนของร้านได้ด้วยว่าต้องขายเท่าไหร่ถึงจะเริ่มมีกำไรจริง
- ใช้ยื่นภาษีได้ถูกต้องและประหยัดกว่า สำหรับเจ้าของร้านที่มีเงินได้จากการค้าขายสามารถเลือกหักค่าใช้จ่ายได้ 2 แบบ คือ 1.หักแบบเหมา (กรณีซื้อมาขายไป หักได้ 60% ของรายได้ ไม่ต้องมีหลักฐาน) และ 2. หักตามจริง ซึ่งจะคุ้มกว่าเมื่อต้นทุนและค่าใช้จ่ายจริงรวมกันเกิน 60% ของรายได้ แต่ต้องมีบัญชีที่บันทึกครบถ้วนเป็นหลักฐาน
- ช่วยในการยื่นขอสินเชื่อธุรกิจ สถาบันการเงินอยากเห็นที่มาของรายได้ เพื่อประเมินว่าคุณจ่ายคืนไหวแค่ไหน บัญชีที่ทำเป็นระบบจึงเพิ่มโอกาสอนุมัติได้เยอะ (ร้านที่ขายผ่านแกร็บอยู่แล้วยังขอสินเชื่อจาก Grabการเงินได้อีกทาง ใช้ยอดขายในระบบเป็นหลักฐานได้เลย ไม่ต้องมีคนค้ำ)
- วางแผนธุรกิจและต่อยอดได้ดียิ่งขึ้น ข้อมูลรายรับ-รายจ่ายที่แม่นยำช่วยให้ตัดสินใจได้ว่าเมื่อไหร่ควรขยายกิจการ และช่องทางไหนทำกำไรได้ดีที่สุด
5 ขั้นตอน ทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้าสำหรับมือใหม่มีอะไรบ้าง?
ไม่ว่าจะเพิ่งเปิดร้าน หรือทำมาสักพักแต่ยังไม่เคยจัดระบบบัญชี ทั้ง 5 ขั้นตอนต่อไปนี้ช่วยให้เริ่มต้นทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้า ได้อย่างถูกต้องตั้งแต่วันแรก
ขั้นตอนที่ 1: เปิดบัญชีธนาคารแยกต่างหากสำหรับร้านค้า
ปัญหาที่พบบ่อยที่สุดของเจ้าของร้านมือใหม่คือการนำบัญชีส่วนตัวมาปนกับบัญชีร้าน ทำให้ตัวเลขรายจ่ายบิดเบี้ยว และยากต่อการสรุปรายเดือน วิธีที่ง่ายที่สุดคือเปิดบัญชีธนาคารสำหรับร้านโดยเฉพาะ แล้วให้ธุรกรรมทุกรายการที่เกี่ยวกับกิจการผ่านบัญชีนั้นเพียงบัญชีเดียว
ขั้นตอนที่ 2: บันทึกทุกรายการทันทีที่เกิดขึ้น
อย่าปล่อยให้รายการค้างสะสม เพราะยิ่งทิ้งไว้นาน ยิ่งจำรายละเอียดไม่ได้ และโอกาสผิดพลาดยิ่งสูง ให้บันทึก รายรับรายจ่าย ทุกครั้งที่มีธุรกรรมเกิดขึ้น ทั้งเงินจากลูกค้า ค่าวัตถุดิบ ค่าเช่า ค่าพนักงาน และค่าส่งพัสดุผ่าน GrabExpress สำหรับร้านที่มีบริการส่งเดลิเวอรี (Delivery) ยิ่งบันทึกละเอียดเท่าไหร่ ตัวเลขก็ยิ่งเชื่อถือได้มากขึ้นเท่านั้น
Tip สำหรับร้านเดลิเวอรี: ค่าส่งพัสดุ GrabExpress ทุกออเดอร์สามารถบันทึกเป็นรายจ่ายในบัญชีได้ทันที ช่วยให้รู้ต้นทุนการจัดส่งที่แท้จริงในแต่ละเดือน และนำไปปรับราคาสินค้าหรือค่าจัดส่งได้อย่างแม่นยำ
ขั้นตอนที่ 3: รวบรวมเอกสารหลักฐานทางการเงินให้ครบ
ทุกรายรับและรายจ่ายควรมีเอกสารประกอบ เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบวางบิล ใบกำกับภาษี หรือหลักฐานการโอนเงิน เอกสารเหล่านี้มีความสำคัญมากเมื่อถึงเวลายื่นภาษีประจำปี และเป็นหลักฐานยืนยันหากมีการตรวจสอบจากกรมสรรพากร
ขั้นตอนที่ 4: เลือกเครื่องมือบันทึกบัญชีที่เหมาะกับขนาดร้าน
สำหรับร้านที่มีรายการไม่มาก สมุดบันทึกหรือ Google Sheets ก็เพียงพอ ร้านไหนมีรายการซื้อขายเยอะต่อวัน ใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์หรือแอปบัญชีจะช่วยลดพลาดได้มาก ที่ดีคือสรุปยอดรายเดือนให้อัตโนมัติ ตรงกับที่กรมสรรพากรกำหนดพอดี ส่วนร้านที่เปิดขายบนแพลตฟอร์ม GrabMerchant ก็ดึงยอดขายรายวันจากแอปมาลงบัญชีได้เลย ไม่ต้องนั่งไล่บิลเอง ซึ่งตรงกับข้อกำหนดของกรมสรรพากรที่ต้องสรุปยอดรายเดือนเพื่อใช้ยื่นภาษีด้วย
ขั้นตอนที่ 5: ทบทวนตัวเลขและนำไปวางแผนต่อ
การทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้า ไม่ใช่แค่จดแล้วเก็บ แต่ควรนำข้อมูลที่ได้มาวิเคราะห์ทุกเดือน ว่ากำไร -ขาดทุนอยู่ที่เท่าไหร่ มีรายจ่ายส่วนไหนที่สูงผิดปกติไหม และจะปรับแผนในเดือนถัดไปอย่างไร ข้อมูลเหล่านี้คือสิ่งที่ทำให้กิจการเดินหน้าได้อย่างมีทิศทาง
ตัวอย่างแบบฟอร์มรายงานเงินสดรับ – จ่าย ตามมาตรฐานกรมสรรพากร
กรมสรรพากรกำหนดให้ผู้ประกอบกิจการที่เป็นบุคคลธรรมดาจัดทำ “รายงานเงินสดรับ – จ่าย” ซึ่งเป็นแบบฟอร์มบัญชีรายรับรายจ่ายที่ใช้ประกอบการยื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา โดยมีรายละเอียดที่ต้องระบุดังนี้
| ช่อง | รายละเอียดที่ต้องบันทึก |
| ชื่อ | ชื่อผู้ประกอบการ หรือชื่อสถานประกอบการ |
| เลขที่ | เลขประจำตัวประชาชน และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร |
| วัน/เดือน/ปี | วันที่รับ หรือจ่ายเงินจริง (ลงได้ภายใน 3 วันทำการ) |
| รายการ | รายละเอียดของรายการรายรับ – จ่าย เช่น ขายสินค้า ค่าซื้อสินค้า ค่าน้ำ ค่าไฟ และเงินเดือน เป็นต้น |
| รายรับ | รายได้จากการขายสินค้า บริการ หรือดอกเบี้ยรับ |
| รายจ่าย – ต้นทุนสินค้า | ต้นทุนที่ซื้อมาเพื่อจำหน่ายโดยตรง |
| รายจ่าย – ค่าใช้จ่ายอื่น | ค่าเช่า ค่าจ้างพนักงาน ค่าโฆษณา ค่าสาธารณูปโภค เป็นต้น |
| หมายเหตุ | ระบุรายละเอียดเพิ่มเติม เช่น ธุรกรรมเงินเชื่อ |
สามารถดาวน์โหลดแบบฟอร์มมาตรฐานได้จากเว็บไซต์ กรมสรรพากร โดยตรง ทั้งนี้ ไม่ได้บังคับให้ใช้แบบฟอร์มของกรมสรรพากรเท่านั้น จะทำในสมุด Excel หรือ Google Sheets ก็ได้ ขอเพียงมีรายการและข้อความอย่างน้อยตามที่ประกาศกำหนด และเพิ่มช่องอื่นให้เหมาะกับสภาพกิจการได้ตามต้องการ
ข้อกำหนดสำคัญจากกรมสรรพากรที่ต้องปฏิบัติตาม
นอกจากบันทึกตัวเลขให้ถูกต้องแล้ว ยังมีข้อกำหนดที่ผู้ประกอบกิจการ ต้องปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัด ดังนี้
- ต้องจัดทำเป็นภาษาไทย หากมีภาษาต่างประเทศต้องมีคำแปลภาษาไทยกำกับด้วย
- บันทึกภายใน 3 วันทำการ นับจากวันที่มีรายรับ หรือรายจ่ายเกิดขึ้น
- ลงเป็นยอดรวมของแต่ละวันทำการได้ ไม่จำเป็นต้องแยกทีละบิล แต่ต้องมีเอกสารประกอบครบทุกรายการ
- รายจ่ายต้องเกี่ยวข้องกับกิจการโดยตรง ไม่สามารถนำค่าใช้จ่ายส่วนตัวมาหักได้
- ต้องมีเอกสารหลักฐานรองรับ เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี หรือหลักฐานการโอนเงิน
- กรณีซื้อ-ขายเป็นเงินเชื่อ ให้ลงรายการในวันที่รับหรือจ่ายเงินจริง พร้อมระบุในช่องหมายเหตุ
- สรุปยอดรายเดือน เพื่อใช้เป็นหลักฐานประกอบการยื่นแบบภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาประจำปี
ข้อมูลข้างต้นเป็นแนวทางเบื้องต้น หากมีข้อสงสัยเกี่ยวกับกรณีของร้านตัวเอง แนะนำให้ปรึกษาผู้ทำบัญชีหรือสอบถามกรมสรรพากรโดยตรงที่สายด่วน 1161
ธุรกิจประเภทไหน? ที่ได้ประโยชน์สูงสุดจากการทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้า
จริง ๆ แล้วทุกธุรกิจควรทำ แต่ประเภทธุรกิจต่อไปนี้มีความจำเป็นในการทำบัญชีรายรับรายจ่ายเป็นพิเศษ
- ร้านค้าปลีก ที่ซื้อมาขายไป ต้องรู้ต้นทุนต่อหน่วยกับกำไรส่วนต่างให้ชัด บัญชีที่ทำไว้ดีจะกันไม่ให้ตั้งราคาขายผิดพลาดจนขาดทุนโดยไม่รู้ตัว แล้วยังช่วยวางแผนสต็อกได้แม่นขึ้นด้วย
- ร้านอาหาร ต้นทุนวัตถุดิบผันผวนทุกวัน ของสดก็เน่าเสียง่าย บันทึกบัญชีไว้จะสั่งของได้พอดี ไม่เหลือทิ้ง ส่วนร้านที่ขายผ่าน GrabFoodอยู่ ควรแยกรายรับจากช่องทางนี้ออกมาต่างหาก จะได้เห็นว่าหน้าร้านกับเดลิเวอรี ช่องทางไหนทำกำไรได้ดีกว่ากัน
- ธุรกิจขายของออนไลน์ แม้ไม่มีหน้าร้าน แต่มีค่าใช้จ่ายหลายรายการที่ต้องติดตาม ไม่มีหน้าร้านก็จริง แต่รายจ่ายจุกจิกเยอะกว่าที่คิด ทั้งค่าบรรจุภัณฑ์ ค่าขนส่ง ค่า GrabExpress หรือ GrabMart ที่ใช้ส่งของและรับวัตถุดิบ อีกก้อนที่คนลืมบ่อยที่สุดคือค่า GP หรือค่าคอมมิชชันจากแพลตฟอร์ม ซึ่งหักจากยอดขายไปแล้วตั้งแต่ต้นทาง ถ้าไม่ลงบัญชีไว้ ตัวเลขกำไรจะสวยเกินจริงทันที
- ธุรกิจบริการและฟรีแลนซ์ รายรับเข้าไม่สม่ำเสมอ เดือนหนึ่งปัง อีกเดือนเงียบสนิท บัญชีจะช่วยให้กันเงินสดสำรองไว้ทัน แล้วรับมือช่วงงานน้อยได้ไม่ลำบาก ใครอยากกระจายความเสี่ยงเพิ่ม ลองดูงานเสริมที่ทำอยู่บ้านได้ เป็นไอเดียเพิ่มเติมได้
เริ่มทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้าวันนี้ได้ประโยชน์ทั้งตอนนี้และอนาคต
การเริ่มต้นทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้าไม่ต้องการความเชี่ยวชาญพิเศษ แค่แยกบัญชีร้านออกจากบัญชีส่วนตัว บันทึกตัวเลขทุกรายการอย่างสม่ำเสมอ และเก็บเอกสารหลักฐานให้ครบ เพียงเท่านี้ก็เริ่มต้นได้ถูกต้องแล้ว
ยิ่งทำสม่ำเสมอ ข้อมูลบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้าก็ยิ่งมีคุณค่า ทั้งสำหรับการยื่นภาษี การวางแผนขยายกิจการ หรือการยื่นขอสินเชื่อกับสถาบันการเงิน
ร้านไหนอยากได้ระบบจัดส่งที่ไว้ใจได้ GrabExpress ส่งถึงมือลูกค้าได้เร็ว มีหลักฐานการส่งชัดเจน เอามาลงเป็นรายจ่ายในบัญชีได้ทันที ส่วนใครยังไม่ได้เปิดร้านบนแกร็บ ลองดูค่าใช้จ่ายและเอกสารที่ต้องเตรียมก่อนสมัครแกร็บร้านค้าก่อนได้ ไม่มีค่าแรกเข้า และรู้ตัวเลขล่วงหน้าก็วางแผนบัญชีได้ตั้งแต่วันแรก
คำถามที่พบบ่อย
Q: บัญชีรายรับ – รายจ่ายร้านค้ากับงบการเงินต่างกันอย่างไร?
A: บัญชีรายรับ – รายจ่ายร้านค้าเป็นการบันทึกเงินสดเข้า – ออกอย่างง่าย เหมาะสำหรับผู้ประกอบกิจการที่เป็นบุคคลธรรมดา ในขณะที่งบการเงินเป็นเอกสารทางบัญชีที่ซับซ้อนกว่า และส่วนใหญ่จัดทำโดยนิติบุคคลหรือบริษัทจดทะเบียน
Q: ต้องสรุปบัญชีรายรับ – รายจ่ายร้านค้าบ่อยแค่ไหน?
A: ควรสรุปยอดอย่างน้อยเดือนละครั้ง หรือถ้าเป็นไปได้ทุกวันจะดีที่สุดเพื่อใช้เป็นหลักฐานประกอบการยื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาประจำปี และเพื่อติดตามสถานะการเงินของกิจการได้ทันท่วงที ไม่ควรสะสมรายการทิ้งไว้จนถึงสิ้นปี
Q: ถ้าจ้างพนักงานพาร์ทไทม์ ค่าแรงควรบันทึกในบัญชีอย่างไร?
A: ค่าแรงพนักงานพาร์ทไทม์ถือเป็นรายจ่ายประเภทค่าใช้จ่ายอื่น ควรบันทึกพร้อมระบุรายละเอียด เช่น ชื่อผู้รับเงิน จำนวนชั่วโมงทำงาน และวันที่จ่าย พร้อมเก็บหลักฐานการจ่ายเงินไว้เสมอ
Q: ขายสินค้าออนไลน์หลายแพลตฟอร์ม ควรบันทึกบัญชีอย่างไร?
A: ควรบันทึกรายรับแยกตามแต่ละแพลตฟอร์ม เช่น รายรับจาก Shopee รายรับจาก Lazada หรือรายรับจาก GrabFood สำหรับร้านอาหาร วิธีนี้ช่วยให้เห็นว่าช่องทางไหนทำรายได้มากที่สุด และนำไปปรับกลยุทธ์การขายได้อย่างแม่นยำ
Q: ถ้าซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อ ควรลงบัญชีวันไหน?
A: ตามประกาศของกรมสรรพากร กรณีซื้อ-ขายเป็นเงินเชื่อ ให้ลงรายการในวันที่มีการรับชำระหรือจ่ายชำระเงินจริง ไม่ใช่วันที่สั่งซื้อหรือรับสินค้า และควรระบุเพิ่มเติมในช่องหมายเหตุว่าเป็นรายการเงินเชื่อ